El encabezado o encabezamiento, en la franja superior de la hoja, ha de constar siempre de los siguientes elementos: membrete, datos del destinatario, fecha y saludo; son opcionales, referencia, asunto, la mención "a la atención de...". Analicemos más en detalle los elementos anteriores.
Membrete. Impreso en la parte superior del papel, en él figuran el nombre o razón social del emisor, dirección, número de teléfono e incluso número de fax.
Datos del destinatario. Normalmente alineados al margen izquierdo, hay empresas que utilizan sobres de ventanilla, lo que obliga a colocar estos datos alineados a la derecha de la hoja en el espacio reservado para ello. Los datos del destinatario son: nombre o razón social, dirección, código postal y población.
Fecha. Habitualmente se alinea al margen derecho. La forma correcta es: "(Localidad), 21 de enero de 2005". La localidad es preciso ponerla cuando no figura en el membrete o no coincide con la allí indicada.
Referencia. A toda la correspondencia de la empresa se le asigna una clave de referencia (como si fuera la matrícula de un vehículo) que permita su identificación y archivo. Cada organización aplica su particular criterio en el diseño de las referencias, pero habitualmente se componen de un número de registro, la fecha y unas iniciales.
Puede encontrarse: debajo del membrete; encima o debajo de la fecha o del destinatario. No hay un lugar concreto para colocarlas. Veamos un ejemplo.
Asunto. De forma destacada (mayúsculas, subrayado, negrilla), se resume con un máximo de tres palabras el contenido en la carta. Resulta especialmente útil cuando el desarrollo es extenso. No siempre se utiliza aunque se hace necesario en comunicados internos, fax.
Saludo. Exceptuando las comunicaciones dirigidas a las autoridades administrativas, judiciales, etc., en las que se debe emplear el tratamiento protocolario exigido, en el resto de la comunicación empresarial debe haber un trato más cordial y directo. Lo mejor son fórmulas sencillas como "Distinguido Sr. Pérez:", "Distinguidos señores:", "Estimada Sra. Martínez:" o "Estimado Pedro:" (dependiendo del grado de confianza).
| No utilizaremos el tratamiento de Señorita o Srta. para la mujer, siempre el de Señora o Sra. (siempre que la abreviatura acompañe a un apellido), pues es anticuado ya que hace alusión al estado civil y esto es molesto para muchas mujeres. Por otro lado no existe un tratamiento equivalente para el hombre lo que lo hace discriminatorio y finalmente suele ir más asociado a cargos inferiores que a cargos superiores, es más frecuente oír Señorita Eva para una secretaria o una recepcionista que para una directora, independientemente de que estén o no casadas una u otra. |
El cuerpo contiene el mensaje propiamente del comunicado y se compone de:
Introducción. Se expresan los motivos, antecedentes, comunicados anteriores, es decir, se sitúa al corresponsal en relación al asunto tratado. Conviene evitar las convencionales, altisonantes y reiterativas frases introductorias que no aportan nada al contenido, y limitarse a introducir directamente el asunto que la origina.
Desarrollo. Narración clara y concisa de los hechos con la argumentación debida. Deben predominar las frases cortas y las construcciones sintácticas sencillas. Las distintas ideas se han de articular en párrafos (punto y aparte) diferentes en virtud de un orden lógico o cronológico.
Conclusión. Se indica, o se insiste, aquello que se pretende que el interlocutor haga o no haga. También se puede indicar lo que el emisor está dispuesto a realizar o no.
En el cierre aparecerán siempre la despedida, antefirma, rúbrica y firma; optativamente, anexos y notas.
Despedida. Las cartas finalizan con la frase de despedida. Se alinea como los demás párrafos y ha de ser sencillo y proporcionado a las circunstancias y a las relaciones que se mantienen con el destinatario. Ejemplos útiles son "Un saludo", "Un cordial saludo" o ""Reciba un cordial saludo".
Firma. La firma se alinea al margen izquierdo o derecho, según el estilo de presentación elegido. Puede figurar el nombre de la empresa en la antefirma. Debajo, la firma propiamente dicha manuscrita y rubricada. Más abajo, el nombre mecanografiado de la persona firmante y su cargo. Hay que indicar si el firmante es apoderado, en representación de una entidad, debiéndose estampar el sello de la misma.
Cuando alguien firma en nombre del responsable mantendrá el nombre de éste pero pondrá su rúbrica y con la misma pluma pondrá P.O. o P.A., para indicar que firma por orden o por autorización.
En algunas corporaciones es costumbre o incluso norma poner al final de la carta y después de la firma las iniciales o siglas, tanto del redactor, como de la persona que ha mecanografiado la carta. Su formato es: siglas del redactor o persona que firma la carta en mayúscula y las del mecanógrafo en minúscula. Por ejemplo si la carta la firma José Pérez Navarro y la ha escrito Carmen López Domingo sería: JP/cl.
Ninguna carta puede salir de la empresa sin firmar por un responsable.
Anexos. En el caso de que la carta vaya acompañada de documentación, se ha de especificar al final la relación de documentos que se envían. Se suele escribir generalmente en la parte inferior izquierda de la carta (al pie) y bajo la firma.
Se puede especificar sólo el número de documentos adjuntos, que a su vez irán numerados, o bien indicar brevemente de qué tipo de documento se trata.
Si se envían varias copias que han de ser devueltas una vez firmadas por el destinatario, es conveniente especificarlo, bien en el texto de la carta o bien bajo la indicación del número de documentos anexos.
También han de ir numeradas las páginas de la documentación enviada, con la mención "documento (factura, cheque, contrato, etc.) que se cita".
Contenido
El dominio de la gramática y de la ortografía son imprescindibles para lograr una correcta redacción. Debe existir un equilibrio en la exposición de las ideas, de este modo el mensaje tiene que ser claramente entendible y asimilable por el receptor y lo hará si tenemos la habilidad de mostrarle una exposición coherente y concreta.
Tres reglas debemos tener en cuenta:
- Claridad: el destinatario debe entender inmediatamente el mensaje sin posibilidad de error o de mala interpretación, para lo que debemos ordenar los puntos esenciales del contenido.
- Sencillez: no hacemos un tratado filosófico, ni un ensayo histórico o estamos escribiendo una novela, por lo que evitaremos frases "rebuscadas" y términos "altisonantes" que creen confusión o que oscurezcan el mensaje.
Las frases y los párrafos cortos se recuerdan mejor que los largos y son más efectivas las frases directas que las indirectas.
- Brevedad: la extensión está en función de su contenido, ahora bien, hay que evitar rodeos innecesarios. La concisión es una gran virtud en la redacción de una carta. En muchos casos, una carta larga es una pérdida de tiempo para quien la lee y para quien la escribe y en el caso de ofertas comerciales, la gran mayoría de las veces no se leen.
