La visita guiada
Una de las maneras de transmitir la imagen de una empresa es a través de las visitas guiadas. La empresa, al mostrar su organización, pretende crear lazos de unión con los consumidores y el público en general. Por ello es habitual que numerosas empresas, organizaciones e instituciones ofrezcan la oportunidad al público de acceder a sus instalaciones.
En cuanto a las visitas, se pueden establecer dos modalidades:
• La empresa toma la iniciativa porque está interesada en que la conozcan, por lo tanto promueve la visita.
• La empresa concede la visita a quien lo solicita dado el interés que tiene para determinados colectivos.
En cualquier caso lo que la empresa o institución debe plantearse es determinar el tipo de público que quiere o puede acceder a sus instalaciones. Seguidamente se confecciona un calendario con determinados horarios, que deberán coincidir (salvo excepciones, como por ejemplo el Congreso de los Diputados, que se visita cuando no hay sesiones) con la jornada de trabajo. Habrá que establecer grupos con determinado número de personas (evidentemente esta cuestión es muy variable pues depende del tipo de instalaciones). Al llegar, o a lo largo de la visita, se les darán las oportunas explicaciones sobre lo que van viendo, así como de todas aquellas cuestiones que resulten de interés.
Se pondrá especial cuidado en cumplir las normas de seguridad (no pasar por sitios peligrosos, colocarse a la distancia oportuna de máquinas que puedan entrañar riesgo, etc.) así como cualquier otro tipo de normas que sean preceptivas (en el caso de productos alimenticios, los visitantes deben llevar gorras).
Por otra parte, las visitas no deben modificar el ritmo de trabajo.
Los visitantes deben llevarse una imagen integral de la empresa: instalaciones, tecnología, materias primas, seguridad, investigación y desarrollo, capacidad de innovación, preocupación medioambiental, interés humano, capacitación de los trabajadores, etc.
El guía o persona encargada de dar las explicaciones deberá tener un amplio conocimiento de la actividad de la empresa para poder responder con soltura a las posibles preguntas. También como complemento se puede proyectar un vídeo de la organización, ofrecer una degustación del producto de la empresa o entregar un pequeño obsequio a los visitantes.
Exhibiciones comerciales o ferias
Las ferias son lugares de encuentro periódicos que tienen lugar en determinadas fechas. Sirven para mostrar los productos de determinados ramos industriales o comerciales con objeto de promocionarlos o venderlos.
En un comienzo el único fin era vender, pero en la actualidad ofrecen la posibilidad de realizar nuevos contactos, demostraciones, conocer los productos y precios de la competencia, etc.
Los productos de las ferias se muestran en stands, que constituyen el escaparate de la empresa o institución y transmiten su imagen. Para lograr el éxito deseado, la empresa deberá en primer lugar considerar si la exposición se dirige a una audiencia meramente comercial o general y decidir exactamente qué es lo que va a exponer y el por qué de su elección.
Las ventajas para los expositores son:
• Captación
El cliente visita la empresa.
• Disponibilidad
El visitante profesional busca nuevos productos o servicios que satisfagan sus necesidades, se muestra receptivo y disponible.
• Accesibilidad
Permite la captación de nuevos clientes.
• Presentación
Las ferias son plataformas que permiten la exposición tridimensional de los productos (ver, tocar, probar).
• Rentabilidad
Se reduce el coste por contacto, ya que en pocos días se pueden realizar muchos contactos.
Las ferias o salones profesionales suelen tener lugar en capitales de provincia de cierta relevancia. Pueden ser de carácter nacional o internacional y ser generales o especializadas.
En muchas de ellas se realizan demostraciones de fabricación o utilización de los productos.
La organización suele correr a cargo del sector privado con la colaboración, en ocasiones, de algún organismo público. En este caso todos los participantes de ambos sectores deben estar representados en el comité organizador.
Los productos de las ferias se muestran en stands, que constituyen el escaparate de la empresa o institución y transmiten su imagen. Para lograr el éxito deseado, la empresa deberá en primer lugar considerar si la exposición se dirige a una audiencia meramente comercial o general y decidir exactamente qué es lo que va a exponer y el por qué de su elección.
Además de planificar los recursos humanos y materiales que se necesitarán, es muy importante la elección del lugar donde se desarrollará la feria: la extensión deberá ser adecuada a las necesidades, es necesario que existan buenas comunicaciones y servicios complementarios. En cuanto a los métodos de financiación dependerán del número de organizadores, patrocinadores, ayudas, colaboradores y expositores que participen.
Protocolo
En las exposiciones y ferias podemos diferenciar dos tipos de invitados:
- Los que acuden a la inauguración: autoridades, personalidades de la Administración Pública y entidades colaboradoras, directivos de otras empresas.
- Clientes efectivos o potenciales, proveedores y personas con interés en conocer los productos o servicios.
El protocolo se ocupará del momento de la inauguración, del desarrollo y de la clausura.
- Inauguración: en la inauguración de una feria, el presidente del comité organizador y sus miembros son los encargados de recibir a las autoridades y de mostrarles las instalaciones. Acabada la visita, normalmente se ofrece un vino de honor.
- Desarrollo: a lo largo de la feria, la oficina de protocolo y relaciones públicas atenderá a los expositores, clientes y visitantes. Si acude alguna personalidad o autoridad, el presidente o algún miembro del comité deberá recibirla.
- Clausura: El acto de clausura es similar al de inauguración, aunque algo más sencillo, y debe contar con la presencia del comité organizador y las autoridades.
Inauguraciones
Son actos públicos que se desarrollan al aire libre. Es habitual invitar a alguna autoridad que será la invitada de honor.
Si el lugar presenta dificultades para su acceso, la inauguración se hará en el sitio más próximo a la carretera o en aquella zona de más fácil acceso. Es conveniente señalizar el lugar con banderas, mástiles o vallas provisionales. Se instalarán barreras o indicadores para separar al público de las autoridades.
Se deben solicitar los correspondientes permisos administrativos (aparcamientos, policía,...). Se colocará una tarima entoldada para las autoridades. Se decorará la zona: se instalarán alfombras, escalerillas,...
Previamente se habrá realizado la contratación de los servicios técnicos y humanos necesarios: micrófonos, altavoces, iluminación, azafatas, técnicos, agentes de seguridad, ambulancias y policía municipal.
Se elaborará la lista de invitados. Se cursarán también invitaciones a los representantes de la prensa (principalmente a la prensa local pues suele responder mejor a la convocatoria). Se envían las invitaciones, adjuntando un mapa de situación del lugar, donde se indica también la entrada de autoridades, colocación de los invitados y de la prensa, aparcamientos. Se confirman las asistencias.
Algunas de estas tareas deberán realizarse coordinadamente con la policía local, que vigilará la zona. Si la presencia de público es numerosa, habrá que prever la presencia de ambulancias. Y atención al tiempo, pues a lo mejor hay que instalar una carpa si se avecinan inclemencias.
Tras la inauguración, el gabinete de prensa enviará una nota a los medios informativos acompañada de alguna fotografía.
Colocación de primera piedra
Sobre una mesa cubierta con un mantel blanco se coloca un recipiente con cemento, una paleta y un tubo de metal.
Es costumbre introducir en el tubo el periódico del día, unas monedas y el acta firmada. Se construye en el sitio una maqueta que presenta el edificio terminado. Tras pedir permiso a la primera autoridad, comienza el acto. Se firma el acta y la primera autoridad, el director de la institución y el arquitecto, dan unas paletadas simbólicas. En orden de mayor a menor rango, se pronuncian los discursos. La duración de este tipo de acto oscila entre el cuarto de hora a media hora. Seguidamente se ofrece un aperitivo.
