Planificación de un acto público
Todos los actos de Relaciones Públicas o Protocolo pueden plantearse siguiendo el mismo esquema. Sólo varía sustancialmente el público al que va dirigido y el presupuesto de que se dispone.
En principio un acto puede ser organizado por cualquier persona con los conocimientos mínimos sobre cómo organizarlo. No obstante, si es de gran envergadura, es recomendable la contratación de los servicios de un profesional.
Lo primero, antes de empezar con los preparativos, es que la dirección de la empresa se reúna con los responsables de los departamentos de protocolo y comunicación, para definir las pautas a seguir. En esta fase de investigación hay que plantearse las siguientes cuestiones:
• El por qué del acto.
• Qué se quiere transmitir con el acto (¿Cuál es la intención?).
• A quién va dirigido (¿Cuál es el público objetivo?).
• Cuándo debe realizarse: época del año, mes, día, mañana, tarde, duración.
• Cómo se va a decir: la forma de decirlo.
• Seguimiento posterior o evaluación.
Funciones del departamento de protocolo en lo relativo a la organización de actos de empresa
Las competencias de este departamento pueden ser muy variadas y dependerá de la propia organización de la empresa.
Pueden desarrollar su tarea en cuanto a la organización de:
Entrevistas o conferencias. Se encargarían de cómo planificarlas (de la forma) ya que del contenido se encargaría el departamento de comunicación.
Reuniones que pueden ser:
• De trabajo.
• Formativas.
• Informativas.
• Juntas generales.
Actos:
• Cócteles.
• Recepciones.
• Presentaciones.
• Fiestas.
• Inauguraciones.
• Entregas de premios o diplomas.
• Conferencias de prensa.
• Congresos.
Viajes:
• De imagen.
• Comerciales.
• Sociales.
• De intercambio.
Visitas:
• De los directivos a otras empresas.
• De grupos organizados que visitan la empresa.
Otros:
• Regalos corporativos.
• Felicitaciones, pésames.
• Agradecimientos.
• Cenas de empresa.
Preparación, desarrollo y seguimiento de los actos empresariales
La planificación es muy importante para lograr el éxito del evento. Habrá que pensar hasta en el más mínimo detalle. No hay que dejar nada al azar, por obvio que parezca, pues así se evitarán o se controlarán las posibles incidencias que pueden estropear el acto.
Se elaborará un calendario de actuaciones previas al acto. Se distribuirá racionalmente el tiempo disponible y se controlará el avance de las actividades.
Lista de invitados y asistentes
Se elaborará una lista de invitados en la cual se incluirá el personal interno de la propia empresa y los invitados externos: clientes, proveedores, directivos de otras empresas.
Previamente habremos elaborado una base de datos con los nombres de nuestro público potencial que habrá que mantener actualizada para resultar operativa.
Se determinará la presencia en el evento de invitados de honor y de la persona o personas que presiden el acto.
Elección del lugar de la celebración
Hay actos que por su naturaleza se realizan al aire libre, como por ejemplo, los relacionados con las obras públicas (inauguración de una carretera, etc.). En este caso habrá que tener en cuenta la meteorología (escoger la época del año más adecuada y tener previsto un toldo o la instalación de carpas con refrigeración o calefacción dependiendo de la temperatura y si se prevé lluvia).
Los actos académicos, las exposiciones, las presentaciones tienen lugar en sitios cerrados y en ese sentido plantean menos problemas.
Protocolo
Con tiempo suficiente se enviarán las invitaciones y se procederá a la confirmación de los invitados. Si el número de invitados es muy elevado, se puede recurrir a la contratación de una empresa de servicios externos, “call center”, que puede encargarse de recibir las llamadas.
Se confirmará la asistencia de los invitados de honor, de las autoridades y personas que presidan el acto.
Habrá que planificar todo lo relativo a la logística, iluminación, sonido, menús, decoración, colocación de banderas, megafonía, azafatas, reportaje gráfico, seguridad, colocación de los invitados, etc. que deberá estar dispuesto y probado por los técnicos competentes.
En cuanto al día del acto, las personas encargadas recibirán a las personalidades y asistentes. En cuanto al traslado de los invitados y personalidades, tendrá que estar previsto con la antelación suficiente. Hoy en día, incluso en las grandes bodas (como por ejemplo la boda del Príncipe de Asturias) se opta por realizar los traslados en autobuses pues es más práctico y sobre todo plantea menos problemas de seguridad. El personal del departamento de Relaciones Públicas y las azafatas indicarán los asientos a los invitados.
Documentación
• Petición de permisos, si el acto lo requiere.
• Elaboración de notas de prensa (si se pretende hacer publicidad del evento), dossieres y carpetas con la correspondiente documentación.
• Elementos de marketing publicitario, obsequios (flores, placas grabadas, etc.).
• Contratación de seguros (por lo menos uno de responsabilidad civil).
• Planos de situación.
• Programas, menús, acreditaciones, entradas, tickets, en el caso de los congresos boletines de inscripción, etc.
• Fichero de comidas.
• Fichero de asistentes.
• Contratación de personal (azafatas, intérpretes, chóferes, seguridad, escoltas, recepcionistas), locales, catering, mantenimiento, etc.
Medios materiales
• Oficina de información.
• Oficina de administración.
• Mobiliario.
• Decoración (flores, alfombras, banderas).
• Megafonía.
• Telefonía.
• Cabinas de intérpretes.
• Salas de prensa.
• Salas de recepción de personalidades.
• Aparcamientos.
Medios económicos
Los gastos corren a cargo de la empresa o entidad organizadora, de acuerdo con el presupuesto establecido.
Se pueden buscar ingresos provenientes de subvenciones, venta de entradas, de inscripciones en el caso de los congresos, etc.
Agradecimientos
Tras el acto, se enviará una nota, firmada por el presidente, a todas aquellas personas que hayan tenido alguna atención así como a las personalidades asistentes para agradecerles su colaboración.
Evaluación
Finalizado el evento, el encargado de organizarlo elaborará un informe con los datos del mismo, incluyendo en él las posibles incidencias. Si se da publicidad al acto, se elaborará un dossier de prensa.
La persona responsable del protocolo deberá haber controlado todos los detalles y el día del evento supervisará todo el desarrollo y solventará los posibles problemas que puedan surgir.
