Naturaleza de los comunicados
Los comunicados escritos más habituales relativos a reuniones o juntas son la convocatoria, el acta o memoria y los informes utilizados en el transcurso de la misma.
La convocatoria
Las convocatorias se emplean para notificar la fecha, lugar y hora (de comienzo) en la celebración de una reunión, así como el objeto de la misma. Consiste en una circular dirigida a las personas con derecho u obligación de asistencia. Como datos fundamentales deben figurar: persona u órgano convocante, personas convocadas (mención individual o colectiva), motivo, lugar, fecha y hora de celebración, orden del día, lugar y fecha de emisión, firma del convocante.
Las actas y memorias
El acta es una narración escrita (más o menos al pie de la letra) de lo tratado y acontecido en una reunión (asistentes, deliberaciones, votaciones, acuerdos, peticiones...) para dejar constancia de todo ello. La obligación de levantar acta queda establecida por ley para las juntas de accionistas o reuniones del consejo de administración de sociedades mercantiles; para otras personas jurídicas o entidades, sólo si lo estipulan sus estatutos. Se inscriben en el Libro de Actas, que es público para todas las personas con intereses en la sociedad.
Cuando por la naturaleza informal del acto, no se requiera el levantamiento de un acta; en ese caso, las conclusiones del mismo deberán quedar recogidas en un informe final denominado memoria.
Correspondencia oficial con administraciones e instituciones
Conceptos
Se entiende por documentos o escritos oficiales los que se dirigen a las altas esferas de la Nación o a otros estamentos que requieran unas reglas de protocolo. Documentos Oficiales serán, por tanto, los dirigidos a los miembros de la Casa Real, Gobierno, Iglesia, Ejército, Universidades, Tribunales, Presidentes de Comunidad, Alcaldes y altos cargos de la Administración Publica, Central, Autonómica o Local. El objetivo de estos documentos es muy variado: peticiones, recursos, quejas, cargos, descargos, etc.
El tratamiento de estos diferentes destinatarios es variopinto, induciendo a error si no se tiene un perfecto conocimiento del tratamiento protocolario que se debe emplear. Por ejemplo, la consideración hacia una persona como Excelentísimo o Ilustrísimo puede ser diferente dependiendo del organismo donde ejerza su cargo. El Fichero de Altos Cargos (FAC) es una herramienta excelente, estando al alcance de cualquier empresa o persona que se abone a este servicio.
Por otro lado, y esto puede resultar práctico, el hacer una llamada a la Secretaria de la persona a quien se dirige el escrito y consultar el tratamiento a emplear puede sacarnos de la duda. Ciertas fórmulas de antaño (que besa su mano, Dios guarde a S.I. muchos años, etc.), están en desuso, aunque aparecen todavía en algunos casos. Volvemos a insistir, ante la duda y para evitar problemas posteriores, se recomienda consultar al organismo competente el tratamiento, saludo y despedida a utilizar.
Algunos de estos escritos están redactados por profesionales en la materia. El léxico empleado es a veces de difícil interpretación para la persona no experta, pero absolutamente comprensible para el destinatario (abogados, jueces, médicos, etc.). En principio, no debe preocuparnos la redacción de estos documentos, ya que son estos profesionales quienes deben hacerlo, pero al menos es conveniente conocer la estructura de alguno de ellos.
La instancia o solicitud
La instancia o solicitud es el documento a través del cual un interesado solicita o pide alguna cosa. A modo de ejemplo, atendiendo a los requisitos exigidos por la Ley.
El certificado
El certificado es el documento en que se acredita la veracidad de un hecho a los efectos oportunos, responsabilizándose quien firma el escrito.
En este tipo de comunicados o documentos, mediante los cuales un cargo autorizado acredita la realidad de un hecho o dato, podemos distinguir dos tipos de declaraciones. En un primer tipo, la persona que acredita se limita a CERTIFICAR, ACREDITAR o a HACER CONSTAR que un determinado hecho es cierto porque así figura en documento oficial. Debe, por tanto, aludir en el certificado a dicho documento, previamente consultado. Pero, además, mediante la fórmula DAR FE puede afirmar unos hechos de los cuales ha resultado testigo, siendo más subjetivo y comprometedor para el afirmante.
El oficio administrativo
Por oficio administrativo se entiende aquel escrito por el que un Organismo público se comunica con un ciudadano, una empresa u otro Organismo acerca de las resoluciones adoptadas por el primero respecto de algún asunto de interés para los segundos.
Suele denominarse notificación cuando se da respuesta a una instancia o recurso interpuesto por un particular o empresa.
El recurso administrativo
Con el recurso administrativo, el ciudadano pide a la Administración la revocación o reforma de un acto o resolución de ésta, porque el reclamante considera lesionados sus derechos o intereses. Se interpone ante la Administración y lo resuelve la propia Administración. Hay tres tipos, dependiendo de a qué instancia se eleve: recurso potestativo de reposición, dirigido al órgano que dictó la resolución; de alzada, apelando al órgano jerárquicamente superior al que dictó la resolución; extraordinario de revisión, por motivos tasados de impugnación.
Tarjetas y tarjetones (Comunicación Personal)
Por lo que respecta a la correspondencia personal, señalaremos que actualmente se escriben pocas cartas. Se utilizan más las tarjetas y tarjetones para enviar notas. Éstas deben ir manuscritas.
Cuando se envíen felicitaciones de Navidad, aunque se haga desde un punto de vista profesional, conviene escribir unas líneas a mano para darles un toque más personal e individualizado.
Se adjunta también una tarjeta de visita con el nombre del directivo que la envía. En los pequeños detalles mostramos el interés que tenemos hacia el destinatario.
