El desayuno
Tiene su origen en los países anglosajones, aunque en la actualidad se hace en el mundo entero. El tiempo de duración es de aproximadamente una hora. Consiste en reunirse alrededor de una mesa para desayunar con clientes, compañeros, colegas, periodistas con el fin de conversar, informar, realizar alguna entrevista, etc.
En cuanto al lugar de celebración existen varias posibilidades:
• En el despacho del anfitrión.
• En el comedor de la empresa.
• En una cafetería que tenga un reservado.
• En un hotel.
• En la residencia, oficial o privada, de una autoridad.
Dependiendo de las costumbres de los invitados, el desayuno puede ser continental o americano.
Desayuno continental
El continental es el que consta básicamente de café, té, leche, infusiones, zumos, bollería variada y tostadas o pan con mantequilla y mermelada.
Desayuno americano
El americano es mucho más abundante y se incluyen además de lo anteriormente citado, varios tipos de huevos (revueltos, en tortilla, al plato, pasados por agua), beicon, salchichas, ensaladas, fiambres, etc. Recordemos que tanto para los ingleses como los americanos, el desayuno y la cena son sus principales comidas, pues a la hora del almuerzo sólo toman un frugal tentempié.
Es habitual ofrecer desayunos en los descansos de las reuniones, congresos, cursos, etc. En estos casos la duración estará limitada a unos 30 minutos.
Vino español
Es muy frecuente en España. El tiempo de duración suele estar en torno a los sesenta minutos. Los invitados están de pie.
Existen dos posibilidades: ofrecerlo al mediodía (entre las doce y las catorce horas) o bien por la tarde (entre las diecinueve y las veintiuna horas). Se diferencia del cóctel en que es menos abundante. Se ofrecen bebidas, canapés, pequeños sándwiches, fiambres, etc.
Suele ser el modo de agasajar empleado en las inauguraciones de exposiciones, presentaciones de libros, conferencias, entregas de diplomas, etc.
Tiene lugar en un restaurante, en la sala de exposiciones o en las dependencias de una empresa.
Almuerzo
La duración suele oscilar entre una hora y media y dos horas.
El menú debe ser ligero pues no hay que olvidar que luego se sigue trabajando. Se toma café pero hay que evitar los licores de la sobremesa pues no contribuyen a tener la mente despejada.
En cuanto al lugar de celebración puede ser en:
• El propio despacho del anfitrión.
• En el comedor de la empresa.
• En un restaurante.
• En un hotel.
• En la sede de una institución pública o privada.
Cena
El tiempo de duración de la cena de trabajo es mayor que la del almuerzo, pues en este caso se ha acabado la jornada laboral. Suele durar entre dos horas y media y tres horas. Una buena hora para citar a sus invitados son las veintiuna para acabar aproximadamente sobre las veinticuatro horas. No conviene dilatar más este tiempo pues si al día siguiente es laborable, hay que madrugar.
Para la cena es más adecuado elegir un buen restaurante. El menú puede ser más abundante que en el almuerzo y las copas están permitidas, aunque dentro de unos límites razonables, de lo contrario esa copita de más puede hacer fracasar su cena de negocios.
Tentempiés o snack de trabajo
El tentempié es servido en la sala de reuniones o en el despacho. Su finalidad es la de hacer una pausa en el trabajo para recuperar fuerzas. Su duración oscila entre veinte o treinta minutos.
Normalmente las empresas lo encargan a alguna cafetería o establecimiento próximos. Consta de sándwiches, bebidas, canapés y algo de picar.
Cóctel o recepción
En principio casi son sinónimos: en ambos casos los invitados comen y beben de pie. La diferencia radica en que la recepción es oficial y más formal, es ofrecida por una autoridad, el cóctel es más íntimo, más familiar, de amigos.
La ventaja de este tipo de agasajo es que permite invitar a un mayor número de gente, y no importa mucho que algún invitado falle. No obstante hay que calcular bien el número de invitados pues hay que prever comida suficiente para ellos y también disponer de una sala con espacio suficiente para todos. Lo que no se plantea es la colocación de los invitados pues al ser de pie, éstos pueden circular libremente y hablar con unos y con otros.
En cuanto a la duración, ésta suele ser de unas dos horas para la recepción y de tres como máximo para el cóctel.
Recepción
Cóctel
Los anfitriones deben recibir y saludar a sus invitados, si es posible también deben despedirlos y por supuesto atenderlos. Los anfitriones deben llegar con antelación al lugar y dado que durante los primeros treinta minutos suele llegar la mayoría de los invitados, éste será el tiempo que dedicarán los anfitriones a recibir a sus invitados. Después recorrerán la sala deteniéndose y charlando con todos.
En cuanto al contenido de la comida, se servirán alimentos que se puedan comer de pie: canapés, sándwiches, montaditos, fiambres, medias noches, pastelitos, etc. y bebidas.
Preparativos para la organización de una comida
Invitaciones, invitados
Como decíamos anteriormente, toda comida tiene un objetivo, en función de ese objetivo confeccionaremos un listado de invitados. Después redactaremos una segunda lista con posibles "invitados de repuesto". ¿Por qué hacer esta segunda lista? Pues porque en algunas ocasiones, si nos fallan muchos de los invitados de la primera lista, puede resultar la comida "pobre" en cuanto a la asistencia y conviene invitar a otros que ocupen su lugar.
Envío de invitaciones
Las invitaciones constituyen un mensaje que enviamos y a través de ellas transmitimos nuestra imagen o la de nuestra empresa. Elija pues el material adecuado, normalmente de cartulina, de gramaje notable, es decir dura. La impresión puede ser en relieve (más costosa) o lisa. En cuanto al color, son preferibles los colores tenues: blanco, beige o un tono suave (dependerá del tipo de empresa y lo que quiera comunicar y organizar).
El texto debe ser sobrio, claro y conciso. Es muy importante repasar bien el texto para comprobar que todo es correcto y posteriormente revisar también la invitación ya confeccionada.
En la presentación figurará el logotipo o anagrama de la empresa o del anfitrión normalmente en la parte superior de la cartulina, centrado.
Por lo que respecta al tiempo de antelación para el envío es variable dependiendo del tipo de acto. Para una boda lo aconsejable es hacerlo un mes y medio antes. Si se trata de un acto con asistencia de algún miembro de la Casa Real, cursaremos la invitación con tres meses de antelación. En ocasiones menos formales, bastará con quince o veinte días.
Es usual que en las invitaciones se utilicen abreviaturas, que corresponden a fórmulas oficiales de etiqueta procedentes del francés, ya que éste era el más extendido y el utilizado en la diplomacia antes de que fuera desplazado por el inglés.
Respuestas
A una invitación formal, lo correcto es responder de manera formal sobre un tarjetón de cartulina escrito a mano. No obstante, si la respuesta de nuestro invitado tarda, se puede confirmar su asistencia por teléfono.
Es deber del invitado responder a la invitación, tiene que decidirse y no son correctas frases como:"Depende...". Nunca se debe dar algo por hecho. Algunos invitados piensan que si no dicen nada se entiende que no van a ir, otros lo contrario, así que para evitar malentendidos y poder organizar la comida o el evento, acepte o rechace la invitación pero no lo demore.
En las bodas es usual que los novios envíen junto con la invitación, una tarjeta ya confeccionada con sobre incluido y a veces hasta con sello para que los invitados se limiten a poner el número de personas que asistirán. Pues muchas veces ni con esas facilidades reciben la contestación. Semejante proceder es signo de una falta de consideración y descortesía.
El invitado debe además agradecer la invitación.
Confección del listado de invitados confirmados, listado de invitados por precedencia
Con los nombres de las personas que han confirmado asistencia, se confecciona una lista, colocando a los caballeros por un lado y a las señoras por otro.
Haciendo uso de la precedencia, colocaremos a los invitados en una lista, adjudicándoles un número de orden.
Si son cargos oficiales, es fácil la prelación ya que existe un Real Decreto 2099/83 por el cual se establece la precedencia de las autoridades. (Ver en la biblioteca). En cuanto al ámbito empresarial, en la mayoría de las empresas existen organigramas que determinan la jerarquía de los ejecutivos.
Por lo que respecta a la ordenación de personalidades eclesiásticas o militares, habrá que consultar a la Nunciatura Apostólica o al Ministerio de Defensa.
El problema radica en los actos de naturaleza mixta: oficial, empresarial, eclesiástico, militar y privado, aquí la situación se complica.
La técnica es elaborar varias listas de invitados compuestas cada una de ellas, por las personas pertenecientes a un mismo colectivo.
Para el colectivo empresarial, el criterio dependerá de su puesto o relevancia del cargo que ostente cada uno, esta es la técnica de la interpolación o peinado. ¿Cómo hacer con los presidentes por ejemplo de dos compañías? Aplicaremos el sentido común y barajaremos una serie de variables: la relevancia social de nuestro invitado, el cargo, la antigüedad en él, la edad, el sexo, el motivo de la convocatoria. Cuando dos personas gozan de la misma importancia, pasará antes el de mayor edad. Las señoras preceden a los señores.
Cuando los invitados van acompañados de sus cónyuges, éstos se ordenarán según el rango de su pareja, el mismo tratamiento recibirán los acompañantes.
De todas formas, el anfitrión tiene la libertad de aplicar la precedencia a su libre albedrío dentro de unos márgenes razonables de actuación, basados en la coherencia y el sentido común.
Habiendo colocado un número de orden a los invitados, colocarlos a la mesa será fácil. Deberán cumplirse ciertas normas:
a) Alternancia de sexos. No podrán sentarse dos señoras juntas. Dos caballeros sí.
b) Descanso matrimonial. Los matrimonios no pueden sentarse ni de lado ni a ser posible tampoco de frente, excepto las presidencias.
c) En el sistema de colocación de presidencias a la francesa, las señoras no deberían quedar solas en la punta de la mesa, con lo cual habría que invitar a algún caballero más.
d) Cuidado con los números 13 y 14. El número 13 simboliza la mala suerte, con lo cual hay que evitar ser trece en la mesa, habrá que invitar a catorce. Y si tenemos 14 invitados y nos falla uno, habrá que pensar en colocar a otra persona para que ocupe su lugar.
• Si a una comida asisten invitados extranjeros, hay que intentar mezclarlos con los del país, por lo tanto se procurará no sentar a dos personas extranjeras juntas. Evitaremos sentar juntas a dos personas que hablen idiomas diferentes, para lo cual les sentaremos con alguien que hable su mismo idioma o un tercer idioma que conozcan.
• Si un invitado extranjero tiene la misma categoría que uno del país, por cortesía, se le otorgará la precedencia al invitado extranjero. También por deferencia, no se le colocará en la punta de la mesa.
• En la colocación de los invitados, además de la precedencia, tendremos en cuenta otras cuestiones. No sentaremos juntas a personas que no se lleven bien, buscaremos una cierta afinidad entre ellas.
• En las comidas exclusivamente de empresa no siempre se pueden mantener estas reglas pues al igual que sucedía en las presentaciones, lo que cuenta en el mundo empresarial es, independientemente del sexo, el cargo que ostenta la persona.
Las mesas
Cuando se organiza un almuerzo, cena o banquete, hay que saber el espacio con el que se cuenta y el tipo de mesas que se va a emplear.
El salón deberá tener el tamaño adecuado para el número de comensales.
Igual de incómodo resulta un salón enorme con pocos comensales, que uno pequeño en el que los invitados están apretujados Es aconsejable que la altura de la mesa sea de 80 centímetros y que cada persona cuente con 60 centímetros para estar cómoda.
La mesa en su composición, aunque no lo parezca a simple vista, es la gran protagonista. Debe considerarse "sujeto" de gran atención, escogiéndose la estructura más adecuada, según el número de comensales y la propia del salón-comedor.
Colocación de las presidencias
Las personas que presiden una mesa son generalmente los anfitriones.
Existen dos maneras de colocación de las presidencias:
a) Sistema francés, con las presidencias en el centro de la mesa.
Para ubicar al anfitrión, se toma como referencia la ventana. El anfitrión o primera presidencia se sienta de espaldas a la pared mirando a la ventana, por una costumbre histórica de supervivencia. En efecto, en la Edad Media el señor, propietario del castillo, estaba luchando en el campo de batalla o bien comiendo, momento que podían aprovechar los enemigos para atacar el castillo. De esta forma, el caballero se sentaba frente a la ventana para que en el caso de que apareciera el enemigo pudiera coger su arma y defenderse.
Ventajas e inconvenientes
Ventajas
Favorece la conversación importante, al estar las dos presidencias situadas enfrente, la una de la otra, en suma proximidad, permiten una agrupación de los invitados de mayor categoría, ubicados sucesivamente a derecha e izquierda de las presidencias, formando así un polo concentrado de conversación importante. De este modo, las personas relevantes están juntas y pueden hablar entre sí, en conjunción con los anfitriones; por esta razón, el sistema francés es el mayoritariamente usado, sobre todo, en las comidas oficiales.
Inconvenientes
Perjudica la conversación en los extremos, al estar polarizada la más importante en la parte central de la mesa, los invitados de menor categoría situados en los extremos, constituyen una mera "comparsa" del centro, y su conversación, de carácter "pasivo" y entreverada de silencios, en el fondo, se limita a "escuchar" la conversación activa y relevante que tiene lugar en el centro de la mesa; resalta las categorías.
La segunda presidencia (la anfitriona) se coloca de espaldas a la ventana mirando a la puerta de servicio. Tradicionalmente la mujer gobernaba la casa y se ocupaba del servicio.
En este caso, el número de comensales ha de ser impar para que haya un punto central en cada una.
Cuando acude un gran número de invitados, con el fin de identificar las presidencias, se separan sus sillas de las demás o bien se giran.
b) Sistema inglés, con las presidencias en las puntas de la mesa.
En esta disposición, ¿dónde se colocan las presidencias? La ubicación de las presidencias no es válida en función de ventanas-entrada del servicio, como en el sistema francés. En este sistema, la 1ª presidencia-anfitrión ha de mirar la entrada de los invitados y la 2ª presidencia-anfitriona la de la entrada de servicio.
Con los nombres de las personas que han confirmado asistencia, se confecciona una lista, colocando a los caballeros por un lado y a las señoras por otro.
Haciendo uso de la precedencia, colocaremos a los invitados en una lista, adjudicándoles un número de orden.
Normalmente, ello depende de la situación de estas puertas, pero la definición, viene dada por el lugar de entrada de los invitados, pues el anfitrión ha de darle siempre el frente, nunca la espalda, lo que sucede, es que usualmente la puerta de ingreso del servicio está aproximadamente en el lado opuesto, por lo que la anfitriona, a su vez le da la cara.
Ventajas e inconvenientes
Ventajas
La conversación es más uniforme y general, al estar la presidencia en las puntas y a su alrededor los invitados principales, se producen dos polos de conversación importante en los extremos.
En consecuencia, a los invitados de menor categoría, situados en el centro de la mesa, les es más fácil incorporarse a la conversación importante, pues la tienen a la derecha e izquierda en cada banda.
El resultado es una conversación más uniforme, fluida y general, disimula las categorías, ya que los invitados de menor categoría al estar inmersos en el centro de la mesa, rodeados por su derecha e izquierda de los de mayor importancia, ven disimulada su situación secundaria.
Inconvenientes
Esta disposición tiene un grave inconveniente, al quedar alejadas las presidencias con el largo de la mesa, los invitados relevantes quedan partidos en dos grupos opuestos, separados entre sí por el grupo de invitados de menor categoría, por lo cual la conversación unitaria y secundaria no es posible, incluso el anfitrión no puede hablar con su principal invitado pues si la comida es con señoras, como si lo es sólo con caballeros, este invitado de honor, estará usualmente situado enfrente y demasiado lejos.
