Netetiqueta
INTERNET. Su nombre procede del apócope "Net" (Red) y "Etiqueta". Con la aparición de las nuevas tecnologías, ha surgido una nueva forma de comunicarse que ha tenido notable éxito. Por ello, igual que en otros ámbitos, hay que seguir ciertas normas y comportarse de forma educada, pues no hay que olvidar que en toda comunicación transmitimos una imagen de nosotros mismos y de la empresa en la que trabajamos. Además al otro lado se encuentra nuestro interlocutor que es una persona merecedora de nuestro respeto y consideración. Este código ético se basa en el sentido común y tiene como objetivo la búsqueda de la cortesía y la tolerancia.
La Red llega a cualquier lugar del mundo y nos brinda la oportunidad de comunicarnos con todo tipo de personas de países distintos, de diferentes credos y de culturas distintas. Por eso Internet es un espacio tolerante en el que todo el mundo tiene cabida. Seamos respetuosos y corteses.
Internet puede parecer ilimitada pero sus recursos son limitados. No somos conscientes de la gran cantidad de bytes emitidos y en cierto modo todos contribuimos a la saturación de la Red. Así pues la primera indicación es utilizar la Red con moderación, de forma inteligente.
Internet ofrece una gran variedad de servicios, entre los que destacan el Correo electrónico, las Listas y Foros, IRC-Chat, Servidores.
Correo electrónico
Antes de nada, hay que poner correctamente en nuestro programa de correo los datos del remitente con el fin de no mandar correos anónimos. Toda persona que se comunica con otra debe identificarse, así que incluso en el supuesto de que no quiera que aparezcan sus datos personales, utilice un alías o ponga simplemente su nombre, pero nunca deje el remite en blanco.
Igual que en una carta, ponga una cabecera, un cuerpo y un pie donde deberá incluir la firma.
No utilice letras mayúsculas para escribir el texto, sólo alguna palabra que desee destacar, pues en los correos electrónicos equivale a gritar.
Evite poner fondos y demás elementos que no son necesarios pues aumentan el número de bytes a transmitir.
Cerciórese de que ha puesto un remite para que le puedan contestar.
Repase el asunto y el destinatario de sus correos para evitar equivocaciones.
La firma no debe tener más de cuatro líneas, prescinda de frases ingeniosas y de otros elementos no necesarios. Deberá incluir su nombre, posición, afiliación y dirección de Internet.
Utilice signos gráficos o emoticones (símbolos tipográficos destinados a la comunicación informal a través de medios electrónicos) para expresar sentimientos y evitar de este modo posibles malentendidos.
No propague rumores, no critique ni, por supuesto, sea ofensivo. Ha podido ser víctima de un aviso falso, llamado "Hoaxer".
No utilice palabras mal sonantes ni, por supuesto, obscenas.
Cuando responda a un mensaje, que es a su vez respuesta de otro, deje solamente la última respuesta, pues sino va a enviar un mensaje voluminoso e innecesario.
En las respuestas, se consideran innecesarios los saludos y despedidas de inicio y final del mensaje, también la información sobre ruta de transmisión del mensaje, comentarios irrelevantes a la respuesta del mensaje, o respuestas que no aportan nada nuevo, este es el caso de la persona que escribe dos páginas de reflexiones y se responde: "soy de la misma opinión", dejando completo el mensaje anterior.
Hay que dejar alguna línea en blanco entre su respuesta y el mensaje original. Por otro lado en el caso de que tenga un título (subject) manténgalo para que se pueda identificar rápidamente el tema tratado.
No olvide que la comunicación escrita es más formal que la oral, así que redacte con corrección y educación sus correos (cuidado con las faltas de ortografía por ejemplo). Envíe un texto simple y bien redactado.
No hay que mandar archivos adjuntos ("attachements" que no le han pedido).
No envíe correos no solicitados (spam).
Finalmente tenga cuidado con lo que escribe, cabe la posibilidad de que alguien lea su correo, elimine sus correos comprometidos.
Listas y foros
Las recomendaciones ofrecidas anteriormente son aplicables aquí pero se deberá extremar el cuidado debido a la posibilidad de aumentar su difusión en estos servicios.
No hay que enviar texto formateado que no aporta nada nuevo al mensaje. En la firma se eliminarán los caracteres innecesarios, pues no hay que saturar la Red.
No se harán envíos masivos de mensajes y mucho menos si se trata de publicidad, ya que representa un abuso en la transmisión y también en el espacio de almacenamiento de estos sitios de foros y noticias.
No hay que enviar archivos adjuntos no solicitados, ni incluir material publicitario al pie del mensaje.
Actúe siempre con respeto y prudencia al contestar u opinar. No ridiculice ni se mofe de las opiniones ajenas. Si tienen algo que decir, conteste personalmente y no a todo el grupo.
No se deben discutir o debatir temas no relacionados con la lista.
En los foros, en primer lugar busque las FAQ`s, preguntas más frecuentes (Frequently Asked Questions), para comprobar si está lo que queremos saber. En caso de no encontrarlo, plantee la pregunta. Sea tolerante, no imponga su criterio y respete el idioma de la lista o foro.
Chats
El chat es un sitio muy frecuentado y en él reina un cierto grado de informalidad. Algunas personas, amparándose en el anonimato, dan rienda suelta a sus fantasías. Otras lo utilizan para reuniones serias. Por lo tanto tenga cuidado con el tipo de preguntas que hace, pues en ciertos canales no se deben hacer preguntas de tipo personal.
Efectivamente, es frecuente que algunas personas den identidades falsas, así que extreme sus precauciones en el envío de fotografías u otro tipo de material, si no conoce bien a su interlocutor.
Sea discreto y prudente. Cuide su lenguaje, nada de palabras mal sonantes ni soeces, sea educado.
Existen canales públicos y privados. Para entrar en estos últimos, hay que pedir permiso al dueño o moderador. En estos casos, el moderador es el encargado de dirigir el canal y de tomar cuantas medidas crea oportunas para su buen funcionamiento. Los canales públicos registrados garantizan un mayor respeto y educación.
Servidores públicos
Existen muchos servicios de FTP, de Hosting, de e-mail, etc. gratuitos en la Red. En un gran número de ocasiones, este carácter de gratuidad da lugar a innumerables abusos. Suele producirse una acaparación de servicios de forma indiscriminada, lo que llega a poner en peligro la continuidad de los mismos.
La prudencia y el uso correcto, no utilizar estos servicios nada más que cuando se necesitan, programar las horas de acceso cuando el tráfico es menor (fuera de horario comercial), etc. garantiza la rapidez y continuidad de los mismos.
La utilización adecuada de los servicios gratuitos es un acto de responsabilidad personal. Cada dominio debe contener lo que su nombre indica y nada más.
Los servidores de pago deben seguir las mismas normas de ética profesional que los gratuitos, aunque en ellos los problemas suelen ser menores.
El telegrama y el burofax
El telegrama es un comunicado breve que se transmite a través del Servicio de Correos y Telégrafos. Todavía no hay mejor medio que un telegrama para hacer llegar determinados tipos de información (citaciones, convocatorias, etc.) a las personas de las que no se dispone de otro dato que su dirección. También se considera apropiado para situaciones delicadas (pésames) o para comunicar urgentemente y por escrito algún asunto oficial.
Como su coste está en función del número de palabras empleado, hay que ser conciso, claro y preciso. No se suelen emplear fórmulas de saludo o de despedida, o bien son breves. No se utilizan signos de puntuación y se eliminan todas las palabras insustanciales (adjetivos, preposiciones, determinantes), se dejan sólo las significativas.
Por su parte, el burofax puede definirse como un servicio de fax, que presta la Sociedad Estatal Correos y Telégrafos S.A., con interesantes utilidades. En primer lugar, al ser un servicio público, puede acceder a él quien quiera, pagando unas tarifas preestablecidas, con sólo acudir a una oficina de Correos que cuente con el servicio. Además, la transmisión puede realizarse aunque el emisor y el destinatario no dispongan, en sus domicilios o establecimientos respectivos, de sendos aparatos de fax.
Pero sin duda, lo más interesante es que, al intervenir en el proceso, un funcionario de Correos certifica que el documento recibido en destino es copia fidedigna del documento original, estampándose en este último un sello oficial para acreditar la realidad del envío. Igualmente, el emisor puede solicitar acuse de recibo del documento enviado, con objeto de conocer el instante -día y hora- en que se realizó la transmisión.
El anuncio
El anuncio es una comunicación breve de carácter general. Dependiendo del contenido y el objetivo del mismo, su configuración (estructura y tamaño) será diferente. Los anuncios pueden ser informativos, publicitarios, comerciales, etc. Es frecuente que tanto los Organismos Públicos como las empresas privadas publiquen sus anuncios en periódicos. Su alcance puede ser interno o externo, dependiendo de su naturaleza o del carácter de sus destinatarios.
| El saluda El saluda es utilizado generalmente por profesionales (abogados, médicos...), directivos de empresa y cargos elevados de las Administraciones. A través de una fórmula de cortesía, el saludo, se transmiten las gracias por algo, se felicita, se invita, etc. Es un escrito breve que se redacta en tercera persona, con un texto claro y conciso, no se suele poner la dirección del destinatario y no se firma nunca. Normalmente el papel del saluda es de un gramaje superior al normal, es un tipo de papel más elegante. |
La nota interna y el memorándum
La nota interna es un comunicado escrito, normalmente con un sentido vertical descendente, cuya función puede ser normativa (establece normas de funcionamiento o de conducta), o bien tener simplemente un carácter informativo. Su destinatario puede ser único (una sola persona), o ir dirigido a varias, individualmente o como colectivo.
El memorándum (en plural, memoranda) es un comunicado que se envían entre sí aquellas personas que tienen algún tipo de responsabilidad en el seno de la organización. Su utilidad es dejar constancia escrita y, normalmente mediante acuse de recibo, de ciertos mensajes transcendentales "que deben ser recordados" y tenidos en cuenta (órdenes, informaciones, peticiones...). Suele emplearse en empresas de una cierta complejidad, donde resulte difícil establecer responsabilidades.
Envíos mediante fax
La evolución de los medios de comunicación y transmisión también tienen reflejo en la correspondencia comercial.
El medio más importante de transmisión de gran importancia en la moderna correspondencia es el FAX.
Los motivos básicos de su importancia son la precisión y la rapidez. Por esto, la mayoría de las órdenes de compra o peticiones y emisiones de presupuestos, así como cualquier escrito o documento, se envían a través del fax.
El fax supone la reproducción del original, no habiendo lugar para el error o el malentendido que podría originarse en una conversación telefónica, ni tampoco al retraso del correo, facilitándose enormemente las relaciones mercantiles entre las empresas.
A partir de una forma específica de identificación equivalente al membrete de las cartas, el contenido y la estructura del escrito es exactamente igual al de la carta enviada por correo.
Por ello, cuando hablamos de la emisión de un fax, no supone otra forma de expresión, sólo implica una transmisión más rápida.
El boletín
Los boletines son publicaciones de carácter periódico destinadas a informar al personal de una empresa sobre diferentes cuestiones de interés: actividades culturales, deportivas, laborales, etc. También suelen incluir la reseña de todos aquellos acontecimientos internos o externos de interés para los destinatarios.
El aviso
Los avisos son escritos encaminados a informar de algún asunto puntual a todo el personal de una empresa, o a un determinado colectivo dentro de la misma. En ocasiones, sobre todo en el caso de las Administraciones Públicas, los avisos también van dirigidos a destinatarios externos, tales como usuarios de los servicios, sectores de la ciudadanía afectados, etc.
La principal característica que distingue a un aviso de un anuncio es el carácter oficial o vinculante del primero para con sus destinatarios. Así, del contenido de un aviso deben darse por enterados (y obrar en consecuencia) todas aquellas personas a quienes va dirigido dicho aviso. Sin embargo, los anuncios no tienen porqué interesar a todos los destinatarios.
Los avisos deben ir firmados y sellados por el órgano o cargo que lo emite (sin que aparezca el nombre).
Su contenido debe ser muy breve, claro y concreto.
Se ubican en el tablón de avisos (mal denominado de anuncios), debiendo estar éste situado en un lugar estratégico.
Resulta fundamental un seguimiento continuo del tablón, retirándose la información caducada y añadiéndose la nueva de manera atrayente.
| Anuncios y avisos. |
Las circulares
Las circulares son cartas de envío masivo cuyo contenido interesa a un grupo numeroso de personas.
Originariamente, y en algunos casos actuales también puede ser así, la carta o nota circular era un solo ejemplar que "circulaba" de uno a otro destinatario, quien refrendaba su conocimiento del contenido estampando la firma, y finalmente retornaba a su emisor. Así, éste tenía garantías del éxito de la comunicación y podía demostrar la puesta en conocimiento de los interesados. Hoy en día, se imprimen tantos ejemplares como destinatarios, y, si hace falta demostrar el envío, se adjunta copia o volante para que retorne firmada como acuse de recibo.
Los asuntos tratados en estas cartas son muy distintos: publicidad de artículos o servicios, información sobre modificación o disolución de una empresa, cambio de domicilio, traspaso de negocio, nombramiento de administradores, etc.
Las circulares pueden ser externas, o internas (las dirigidas a un grupo de personas pertenecientes a la misma empresa u organización). En este último caso pueden ser informativas, normativas, de orientación sobre formas de realizar distintas actividades, etc.
Al estar dirigidas a un grupo con un interés común, el contenido de las mismas es igual para todos.
Excepción hecha de las circulares publicitarias -ofertas de productos o servicios- las demás cartas son informativas, siendo aconsejable que además de dar la noticia se expliquen las causas que han llevado a tal determinación.
Cuando se anuncia la creación de una empresa o el nombramiento de administradores, deberán figurar al pie de la carta la firma de los socios o administradores de dicha empresa para que aquellas personas o empresas que establezcan relaciones comerciales con ella, puedan conocer las firmas que aparecerán en los documentos y a quién pertenece cada una.
El traspaso de un negocio debe ponerse en conocimiento de las personas o empresas con las que se mantenían relaciones comerciales a través de dos circulares enviadas en el mismo sobre.
En una, los antiguos propietarios anuncian el cese del negocio, teniendo por norma presentar a sus sucesores.
En la segunda se presentan los nuevos compradores confirmando el traspaso y anunciando su propósito de continuar y mejorar en lo posible las relaciones comerciales.
Generalmente las circulares no se contestan, salvo en los casos en los que sea preciso indicar alguna operación o por motivos de cortesía y buenas relaciones.
Sólo se archivan aquéllas que contengan datos relevantes, como las firmas de los socios o administradores.
