Comunicados empresariales
La carta es un instrumento utilizado para contener y transmitir información; pero, además, su utilidad en el ámbito de los negocios radica en su carácter formal, dado que a través de una carta se pueden confirmar y documentar cláusulas contractuales en operaciones de compraventa, de prestación de servicios, y cuales otras propias de la actividad empresarial. En concreto, se formulan pedidos de mercancías, se emiten presupuestos, se efectúan reclamaciones, se notifica información de interés, etc.
Por ello, la carta empresarial o comercial no es únicamente un comunicado -como ocurre con la correspondencia privada- sino un documento utilizado como medio de prueba cuando sea necesario (por ejemplo, ante una posible reclamación). Por tanto, hay que poner sumo cuidado en la redacción y contenido de la carta simplemente porque compromete.
La formalidad de la carta viene dada, tanto por su carácter original y escrito, como por exigir la presencia de ciertos elementos esenciales: datos del emisor, del destinatario, fecha y firma del emisor. Una “carta” enviada mediante fax no tiene tanta validez por no ser original, a pesar de presentar los mismos elementos.
La presentación de las cartas debe ser clara y atractiva. Un esmerado cuidado en la forma no sólo es importante por estética, sino porque facilita su lectura y comprensión. El receptor aceptará con mayor agrado aquello que se le presenta de forma clara y atractiva. Su predisposición será positiva hacia el mensaje y hacia la persona o entidad que le dirige la carta.
En primer lugar, para que la presentación de una carta sea correcta es imprescindible que esté equilibrada espacialmente. El texto debe estar enmarcado por unos márgenes apropiados que dependen de cada caso, pero a modo de orientación el margen izquierdo debe ser aproximadamente el doble de ancho que el derecho, con el fin de no taladrar el texto cuando la carta se archiva.
Establecidos los márgenes, pasamos a distribuir el escrito. Si dividimos verticalmente la hoja en tres partes iguales, la superior se reserva para el encabezamiento. En el segundo tercio y la mitad del tercero aproximadamente, situaremos el cuerpo de la carta, su contenido propiamente dicho. En el espacio restante, se ubica el cierre.
Como es lógico, no todas las cartas tienen la misma extensión, por lo que este modelo habrá que adaptarlo a cada caso, adoptando (o combinando) sin exagerar diferentes soluciones: ampliación de márgenes, interlineado mayor o menor, cambio de la distancia entre caracteres, aumento o disminución del tamaño de la letra, etc. Para que la presentación de la carta sea correcta es imprescindible que esté equilibrada.
Preferiblemente, se utilizará una sola hoja escrita por el anverso. En caso de necesitarse una segunda o más, se cogerán hojas sin membrete (a lo sumo, el logotipo); al pie de cada página que no sea la última, se indicará este hecho con el símbolo ".../...", o bien con la serie 1/3 (primera de tres), 2/3 (segunda de tres), 3/3 (tercera de tres)...
El tamaño del papel usado para cartas es preferible que sea el A-4. El color ideal es el blanco, y si se optara por otro, debe ser muy claro y tenue. Salvo en cartas de oferta de productos, donde hay una mayor libertad (sobre todo en las dirigidas al público), el color de la tinta debe ser único: el negro, salvo la rúbrica que es recomendable en azul. El empleo de negrillas, cursivas, mayúsculas o subrayados permitirá una rápida localización de datos importantes, o la consecución de efectos estéticos, si son utilizados de forma comedida y con criterio.
La calidad de la impresión debe ser cuidada al máximo. El receptor aceptará y leerá con más agrado una presentación atractiva.
